Penginputan Biaya diluar nominal AP dan AR

Penginputan Biaya diluar nominal AP dan AR

Agar suatu perusahaan dapat berjalan, salah satunya dibutuhkan proses produksi. Selain itu juga harus ada proses jual beli demi kelancaran cashflow perusahaan. Selain transaksi pembelian AP (Account Payable)  dan penjualan AR (Account Receivable), terdapat beberapa transaksi lainnya yang perlu juga dicatat dalam laporan keuangan misalkan stock opname, biaya operasional, utang dan piutang, serta catatan inventaris barang. 

Kegiatan transaksi diluar AP AR terdapat 2 macam yaitu berhubungan dengan uang masuk/ keluar contohnya biaya admin bank, biaya akomodasi perjalanan dinas, dll. Kemudian biaya yang tidak berhubungan dengan uang masuk/keluar misalkan pencatatan untuk barang hilang.

Transaksi diluar AR AP yg berhubungan dengan uang masuk dan keluar harus melewati Voucher yang sebelumnya melalui Voucher Request. Terdapat 3 tipe Voucher Request, yaitu manual, cash advance, dan switching bank account. 

1. Manual, digunakan untuk semua transaksi yang mengeluarkan/menerima uang

Flow = VR manual – Voucher – Journal Voucher

2. Cash Advance, digunakan untuk pengajuan dana

Flow = VR Cash Advance – Voucher – Cash Advance Settlement

Cash advance settlement digunakan untuk pertanggungjawaban atas uang yang diajukan. Misalkan dana yang kita ajukan sebesar Rp. 1.000.000, dan yang terpakai hanya Rp. 700.000. Sehingga akan tercatat di cash advance settlement, dan sisa Rp. 300.000 akan tercatat di cash/ banknya. Terdapat 3 case dalam case advance settlement yaitu kurang dari, sama dengan, dan lebih dari yang diajukan. 

3. Switching Bank Account, digunakan untuk memindahkan uang dari satu bank account ke bank account lainnya, dan berlaku juga untuk cash.  

Flow = VR Switching Bank Account – Voucher

Untuk kegiatan transaksi yang tidak ada hubungannya dengan uang masuk/ keluar, tidak perlu lewat voucher sehingga pencatatannya menggunakan Journal Transaction, dengan cara input secara manual. Misalkan barang hilang yang akan menjadi beban. Ketika perusahaan menerapkan modul inventory dapat menggunakan transaksi Do To Departemen. Akan tetapi, ketika hanya ada modul FICO, treatmentnya menggunakan transaksi Journal Transaction dengan pencatatannya persediaan berkurang dan beban bertambah.