Approval by Nominal in Material Request
Ketika user menginputkan transaksi Material Request, mereka harus menginputkan data yang bersifat general dan detail seperti; item apa saya yang ia butuhkan dan tanggal berapa barang tersebut akan digunakan. Jika pengadaan jasa seperti outsourcing, tanggal menunjukan kapan mereka akan on board dan jika pengadaan konstruksi tanggal menunjukan indikator kapan bangunan dari konstruksi harus jadi dan bisa dipakai. Setelah semua field terisi, Material Request bisa di save untuk kemudian masuk ke tahapan Approval.
Approval atau proses persetujuan dokumen permintaan (yang jika client mau, tanpa proses ini dokumen MR bisa tidak terproses) sebenarnya opsional dan variatif, berbeda-beda antar client. Baik dari sisi level persetujuan atau nominal. Ketika level menunjukan jenjang persetujuan (setelah Kadep, Kadiv, lalu Kepala Keuangan dan seterusnya), nominal akan menunjukan seberapa besar nilai dari pengadaan tersebut, hingga mewajibkan sebuah permintaan barang mendapat approval ke level paling tinggi, katakanlah Direktur Utama. Pengadaan bernilai 100 juta mungkin saja tidak perlu approval mencapai Direktur Utama, namun untuk yang bernilai miliaran, ada beberapa perusahaan yang mengharuskan pihak selevel Direktur Utama untuk menyetujui permintaan tersebut. Approval untuk dokumen Material Request ini bersifat per item dan bukan per dokumen. Itu artinya user bisa melanjutkan transaksi Material Request ke Purchase Order Request walau salah satu item yang diajukan tidak disetujui.
Behavior dari Document Approval yang per item dan flow approval by nominal inilah yang kemudian menimbulkan perbedaan pandangan secara bisnis proses dan secara sistem. Sistem akan membaca start & end amount pada Document Approval Setting atas 1 item. Misal start & end amount memiliki rentang 500.000 sd. 800.000, maka sistem akan menerjemahkannya menjadi: “Item A yang unit price atau total pricenya dalam rentang 500.000 sd. 800.000 akan masuk approval level 1, jika lebih dari itu maka akan masuk ke level 2. Begitu pula untuk item dengan item B dan C”.
Sementara dari sisi bisnis proses berpikiran bahwa start & end amount tersebut atas 1 dokumen Material Request yang mana dalam 1 Material Request bisa saja terdapat belasan item. Bisnis Proses akan melihat amount berdasar Total Price dari semua item yang terakumulasi jadi satu dan menjadi katakanlah Grand Total MR. Sehingga dari sisi bisnis proses akan berbunyi begini: “Pengadaan yang nilainya mencapai 500.000 sd. 800.000 akan masuk level 1, jika ada yang lebih dari itu maka harus masuk ke level berikutnya.”
Dari perbedaan 2 sudut pandang itu, apakah skenario approval by nominal baiknya diminimalisir sebisa mungkin? (Mengingat dibagian ini pula sering terdapat bug, entah yang approval tidak masuk ke levelnya – atau justru approval masuk, padahal tidak seharusnya ia berada disitu).
Was this helpful?
1 / 0