Persepsi Master Item
Terdapat 3 komponen yang selalu ada saat kita akan menjalankan sistem ini. Komponen tersebut adalah master data, transaction dan reporting. Masing-masing dari komponen tersebut akan terintegrasi dalam sistem ERP lalu akan menghasilkan data dan informasi yang dibutuhkan. Master data yang yang sering digunakan dalam proses Procurement adalah:
- Master Item
- Master Vendor
- Master Warehouse
Ketika proses implementasi di client, sering kali master item memiliki persepsi dari sudut pandang yang berbeda, bergantung pada siapa yang melihat master data tersebut. Kita bisa mengambil salah satu case untuk client kita dengan modul pertamanya yang diimplementasikan adalah FICO & HCMS. Pada saat proses perumusan Blueprint dan implementasi persepsi master item otomatis mengarah pada kacamata keuangan yang menghasilkan keputusan yang Accounting-minded. Seperti apa Accounting-minded ini?
Ketika kita memberi nama di sistem untuk sebuah item, katakanlah laptop. Client bisa memberikan nama item laptop menjadi : “Kantor – Kantor Divreg – Laptop” yang kurang lebih artinya laptop untuk kantor khususnya kantor devisi regional. Dan di sistem untuk setiap item tersebut memiliki 7 copy dengan nama yang sama persis, namun berbeda untuk Item Category. Seperti contoh di bawah ini:
Item Category yang berbeda-beda seperti ini sebenarnya untuk mengakomodir kebutuhan modul FICO karena setiap Item Category akan terhubung dengan COA / Rekening dari barang tersebut yang nantinya ketika barang tersebut ditransaksikan akan me-generate jurnal yang berbeda-beda sesuai peran dari Item Category tersebut.
Suatu saat ketika user atau pengguna ingin mengajukan permintaan pembelian laptop dan menginputkan item permintaan tersebut ke dalam sistem, item laptop mana yang harus ia pilih? Dan bisakah ia memilih 1 item yang tepat dari 7 pilihan lain yang bahkan secara penamaan tidak ada bedanya?
Oleh karenanya, membutuhkan awareness bersama mengenai kesepakatan master item.. Apakah ia akan melihat dari sisi accounting, atau dia akan melihat dari sisi general. Dengan semua pihak yang hadir dan plus minus yang ada, apapun kesepakatan mengenai master item ini harapanya akan menjadi best practice dari sistem dan bisnis proses yang ada.
Was this helpful?
0 / 0