Kegiatan pengadaan barang biasanya dilakukan oleh Tim yang terdiri dari PBJ (Pengadaan Barang Jasa) dan TPBJ (Tim Penerimaan Barang Jasa). PBJ bertugas melakukan transaksi mulai dari Material Request hingga Purchase Order. Untuk TPBJ bertugas untuk melakukan penerimaan barang/ receiving. Karena perbedaan kegiatan tersebut, maka dibedakan otorisasi grup pada kedua tim tersebut. Tujuan otorisasi juga untuk meminimalisir terjadinya penyalahgunaan informasi.
Dengan otorisasi, TPBJ hanya bisa melakukan transaksi receiving dan tidak tahu informasi terkait MR hingga PO. Sementara, penting juga untuk TPBJ mengetahui informasi terkait quantity dari PO untuk penyesuaian dengan data basah penerimaan untuk menghindari kesalahan input pada sistem. Pada menu Receiving Item From Vendor- Auto DO sebenarnya ada informasi terkait outstanding quantity yang menunjukan informasi jumlah item yang belum direceive, dan akan berkurang jumlahnya ketika melakukan receiving. Akan tetapi informasi tersebut akan muncul ketika sudah melakukan receiving. Sedangkan perlu juga untuk TPBJ tahu berapa quantity PO untuk disamakan dengan data basah receiving yang akan diinputkan.
Permasalahan tersebut dapat diakomodir oleh sistem pada Menu Reporting Material Request – Voucher. Menu reporting tersebut dapat memberikan informasi quantity dari MR-Voucher tanpa memberikan informasi harga/nominal kontrak. Sehingga TPBJ sebelum input transaksi receiving, dapat melihat informasi quantity tersebut untuk dicocokan dengan data basah penerimaan.
menu reporting Material request – Voucher
Note: terdapat tabel PO# sebagai informasi nomor dokumen PO/ Kontrak & PO quantity sebagai informasi jumlah quantity PO.
Was this helpful?
0 / 0