Bagaimana Cara Memantau Transaksi yang belum di Approve?
Document Approval merupakan menu yang dapat digunakan saat perusahaan akan memberikan persetujuan mengenai transaksi yang terjadi. Beberapa transaksi yang membutuhkan persetujuan adalah transaksi uang keluar diantaranya yaitu transaksi pengadaan, transaksi terkait anggaran, pembayaran pajak, dan pembayaran gaji, Apabila suatu transaksi belum disetujui oleh pihak terkait, maka status dalam dokumen transaksi tersebut akan outstanding sehingga tidak dapat berlajut untuk step selanjutnya pada transaksi tersebut.
Aturan dalam document approval berberda-beda tiap transaksinya. Dalam satu transaksi memungkinkan ada satu approval atau lebih dari pihak yang berkaitan mulai dari ketua divisi, manager, hingga direksi tergantung dengan transaksi tersebut memerlukan persetujuan sejauh mana. Bagaimana cara mengetahui sejauh mana transaksi tersebut telah disetujui pihak yang terkait apakah sudah disetujui atau belum?
Pada Runsystem, terdapat menu Monitoring Outstanding Document Approval pada system tool. Pada menu ini dapat diketahui sejauh mana transaksi sudah di approve atau belum, serta pihak yang melakukan approval atas transaksi tersebut. Sebagai contoh, terdapat transaksi Voucher Request yang masih berstatus outstanding sehingga trasaksi tersebut tidak dapat lanjut untuk membuat voucher, setelah dilakukan pengecekan pada menu Monitoring Outstanding Document Approval ternyata transaksi tersebut membutuhkan dua persetujuan dan hanya disetujui oleh pemberi persetujuan tingkat pertama, sedangkan pemberi persetujuan tingkat kedua belum memberi persetujuan. Maka, yang dapat dilakukan yaitu memberi informasi pada pemberi persetujuan tingkat kedua apabila masih ada transaksi yang belum disetujui agar segera dilakukan approval pada system.
Was this helpful?
0 / 0