Menambahkan Levelling dan User Pada Document Approval
Dalam sebuah proses bisnis perusahaan tentunya tidak akan terlepas dari proses arus keluar-masuk kas perusahaan dalam pengadaan pembelian, penjualan, hingga pengeluaran atas operasional wajib perusahaan. Terkait hal tersebut, dibutuhkan monitoring atas proses arus keluar-masuk kas perusahaan, salah satu caranya dengan melewati proses persetujuan atau document approval yang biasanya disetujui oleh kepala divisi, kepala departemen, manajer, bahkan direktur dengan besaran nominal tertentu. Hal ini pun dilakukan untuk proses pencegahan adanya tindak kecurangan yang dilakukan oleh pegawai perusahaan.
Proses approval pada setiap proses bisnis tentunya berbeda-beda, ada yang berdasarkan besaran nominal, hanya melewati 1 level approval, melewati 2 level approval atau lebih, selain itu pun ada tipe approval yang hanya 1 level namun otoritas untuk menyetujui dokumen dapat diberikan kepada 2 orang atau lebih. Jadi, jika pemegang otoritas pertama tidak dapat melakukan approval karena keadaan tertentu, pemegang otoritas kedua dapat mewakili untuk melakukan approval terkait transaksi tersebut. Lalu bagaimana cara ERP RUN System mengakomodir kedua jenis approval tersebut?
Pada halaman awal ERP RUN System terdapat menu System’s Tools, jika diklik terdapat menu Document Approval Setting. Pada jendela menu tersebut user dapat setting berbagai jenis approval yang dibutuhkan perusahaan. Langkah pertama tentunya memasukkan Document Type untuk menentukan jenis transaksi yang akan melewati proses approval. Untuk persoalan pertama, yaitu menggunakan 2 level approval atau lebih, user dapat menginputkan Setting’s Level sebanyak yang diinginkan. Jika ingin menggunakan 3 level approval, berarti user harus insert Document Approval Setting sebanyak 3 kali dengan Document Type yang sama, namun User Code dan Setting’s Level disesuaikan dengan user pemegang otoritas dan kebutuhan level yang diinginkan. Untuk persoalan kedua, untuk menggunakan 2 user atau lebih dalam 1 level document approval dapat dilakukan dengan cara menambahkan username pada field User Code. Jadi, Setting’s Level document approval tetap 1 namun User Code di input lebih dari satu. Contoh “#Kadep#Wakadep1#Wakadep2#”. Jika Kepala Departemen tidak bisa melakukan approval karena suatu hal tertentu, Wakil Kepala Departemen 1 dan 2 dapat mewakilkan untuk menyetujui dokumen terkait.
Was this helpful?
0 / 0